Il fattore rete - L'importanza del contesto

Perché è così tanto difficile attuare la gestione documentale, in una Pubblica Amministrazione?
Anche i più bravi e meglio intenzionati, devono fare i conti col fattore rete. Nell’economia della rete, adottare un certo strumento non serve assolutamente a nulla, se lo si fa da soli, serve a poco, se si è in pochi, diventa utilissimo se si è in tanti. Ne sanno qualcosa i primi utilizzatori del fax o del telefono cellulare: se non hai nessuno da chiamare, con quell’attrezzo costoso (i primi sono anche quelli che pagano di più) ci fai ben poco.
Così avviene anche per la gestione documentale, la quale richiede che le varie fasi dei procedimenti - che coinvolgono di solito più uffici e anche diverse amministrazioni - procedano per via elettronica, senza interruzioni “cartacee”.
E così bisogna curare che la diffusione di una certa tecnologia sia sufficientemente uniforme, tra i vari uffici dell’Ente, o meglio ancora tra le Amministrazioni con le quali si interagisce più frequentemente.
Inoltre, è necessario superare una certa soglia critica, che rende conveniente passare dalla procedura tradizionale a quella elettronica. Se per esempio il mio ufficio si dota di posta elettronica certificata, la sua adozione non sarà conveniente, finché la maggior parte dei miei interlocutori continueranno a pretendere le raccomandate postali. Così avviene anche per il protocollo informatico e per la firma digitale.
Insomma, perché la gestione elettronica dei documenti si diffonda a sufficienza nella PA, è necessario che sia crei la massa critica sufficiente. O meglio, le masse critiche, perché questo ragionamento vale anche limitatamente a specifici ambiti territoriali o settori d’attività.